华东师范大学图书资料购置与管理办法
（2023年修订）
第一章 总 则
第一条 为规范我校图书资料购置与管理工作,提高资金使用效益，加强内部控制管理，促进全校资源共享，根据有关法律、法规、规章的规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称图书资料，包括图书、期刊、报纸、音像制品、缩微制品、数字资源及其他具有文献价值的特种资料等。
本办法所称购置，是指使用纳入学校预算管理的资金（含科研经费）以合同等方式有偿取得图书资料及与之相关的加工服务。
本办法所称管理，是指对图书资料的采购、合同订立、资产登记、使用、保管、处置等过程的管理行为。
第三条 凡使用纳入学校预算管理的资金（含科研经费）购置的图书资料，均适用本办法。
第四条 图书资料购置与管理，必须遵守国家相关法律法规和学校的规章制度，维护国家和学校利益。采购人员应廉洁自律，按照规定的程序开展工作。
第五条 图书资料购置应坚持以教学科研、学科发展、人才培养需求为导向，以项目预算为依据。
第二章 审批与采购
第六条 学校图书馆负责学校图书资料的统一购置和管理，各学部、院、系资料室（或称图书馆）、职能部门、课题组可以指定专人具体实施图书资料购置与管理，按照本办法规定的程序开展工作。
第七条 图书资料采购审批程序如下：
（一）学校图书馆普通图书及报刊通过招标后中标的供货商批量采购或其他方式采购的，由学校图书馆自行组织批量订单审阅。新增大型成套出版物、网络数据库、期刊、档案资料及其他特种文献，单次采购金额在人民币3万元及以上的，经论证或评估后以合同方式采购。涉及政府采购与招投标的，还须按相应程序办理。
（二）各学部、院、系资料室（或称图书馆）、职能部门、课题组或个人采购普通图书、大型成套出版物、网络数据库、期刊、档案资料、其他特种文献等，单次采购金额在人民币3万元及以上，应先签报学校图书馆提出采购申请、附采购清单、采购合同拟订稿。大型成套出版物、网络数据库、期刊、档案资料及其他特种文献还需附采购论证表。经图书馆审核批准后进行采购。涉及政府采购与招投标的，还须按相应程序办理。所申购的大型成套出版物、网络数据库或外文期刊资料（含港台资料）,如学校图书馆或学校其他单位已经购置，原则上不再重复购置。
（三）单次采购金额小于人民币3万元的, 由采购单位或项目负责人经评估后自行决定采购。
第八条 实体图书资料及服务采购方式如下：
（一）年度预算人民币达到学校统一采购限额的纸质图书期刊等实体图书资料及服务的采购，采用招标采购方式，由学校招投标与政府采购办公室组织招标。学校图书馆按图书资料类型进行分类招标，经招标后中标的供货商和折扣率，亦适用于学校各资料室（或图书馆）、职能部门、课题组或个人的图书资料采购。年度预算人民币在3万元以上、但未达到学校统一采购限额的实体图书资料及服务，原则上亦应通过学校中标的供应商采购。
（二）对于中标供货商无法提供的书刊资料或特种文献、低于中标供货商折扣率的出版社直销大套书、以及师生急需的荐购资料，可采用零购方式进行采购。
第九条 数字资源及服务采购方式如下：
（一）凡达到政府采购限额及以上的项目，按照《中华人民共和国政府采购法》有关规定执行。
（二）未达到政府采购限额的项目，符合单一来源条件的数字资源及服务，以单一来源采购方式采购。凡有全国高校图书馆数字资源采购联盟（简称“DRAA”）、上海高校图书情报工作委员会（简称“上海高校图工委”）及上海地区其他集团采购方案，我校可加入集团采购，不再单独组织价格谈判,亦可采用上海高校图工委提供的数据库单一来源论证报告。
（三）未达到政府采购限额且无集团采购方案的项目以下列方式采购：
1．年度单项合同金额人民币达到学校统一采购限额的，经论证后提交学校图书馆审核同意后，提交学校招投标与政府采购办公室组织采购；
2．年度单项合同金额人民币在3万元以上、但未达到学校统一采购限额的，采购单位经论证后提交图书馆，经图书馆审核同意后自行进行价格谈判和采购；
3．年度单项合同金额在人民币3万元及以下的，采购单位经评估后可自行采购。
第三章 采购合同与验收
第十条 根据《华东师范大学合同管理办法》，图书资料采购合同归口管理部门为学校图书馆。采购合同由采购单位拟订，并将合同文本及所附采购清单等相关资料提交学校图书馆审核，重大合同图书馆将提交学校审核。经审批通过后，由图书馆代表学校签署合同，加盖学校图书资料合同专用章。合同专用章由学校图书馆管理。
第十一条 采购单位负责合同的执行和监督。合同依法签订后，合同双方应当严格按照合同的约定履行，不得擅自变更或解除，因特殊原因确需要变更或解除的，合同双方应协商一致，经采购单位负责人签字及图书馆审批同意后签署补充协议，并及时向学校备案。
第十二条 订立的合同原件分别由归口管理部门和采购单位进行存档和备案。由归口管理部门登记合同台账，合同履行完毕及时送学校档案馆归档。
第十三条 图书资料到货后，采购单位应根据合同或协议、发票进行清点验收，检查实体资料数量与质量，或检查数字资源开通内容、服务功能与运行状态，发现问题应及时与供应商沟通解决。
第四章 资产登记与管理
第十四条 学校图书馆和各学部、院、系资料室（或称图书馆）购置图书资料，按以下规则登记资产：
（一）图书、视听资料、档案资料、拓片等特种资料均登记为资产，按册/件登记，资产价值按照实际取得成本登记。
（二）期刊、报纸在年度订购后，按照需要保存的期刊、报纸的实际取得成本登记；少量不作长期保存、价值低的期刊或报纸，可不登记资产。
（三）有永久保存权、永久使用权的镜像数据库、网络数据库及其他数字资源，按实际取得成本登记为资产。
第十五条 职能部门、课题组或个人购置的图书资料，按以下规则登记资产：
（一）中文图书资料，每册或每套（指非单册购买的）单价人民币500元及以上者，须登记为资产，按照实际取得成本登记。
（二）外文图书(含港台图书)，每册或每套（指非单册购买的）单价人民币1000元及以上者，须登记为资产，按照实际取得成本登记。
（三）中文期刊、报纸人民币500元/种及以上、外文（含港台）期刊、报纸人民币1000元/种及以上者须登记为资产，按照实际取得成本登记。
（四）有永久保存权、永久使用权的镜像数据库、网络数据库及其他数字资源，按照实际取得成本登记资产。
第十六条 学校图书馆和各学部、院、系资料室（或称图书馆）采购的图书资料由采购单位自行验收，填写资产登记单，并将目录与馆藏信息录入学校图书馆书目数据库管理系统。资产登记单交图书馆审核盖章。
职能部门、课题组或个人自行购入的、符合资产登记条件的图书资料，交由学校图书馆办理资产登记手续，并进行馆藏登记处理。
登记资产的图书资料，凭学校图书馆盖章的资产登记单、采购发票和合同等材料到学校财务处办理报销手续。
学校图书馆根据学校相关规定，完成每月图书资料资产数据的收集、报送和对账工作。
第十七条 学校图书馆购置的图书资料由学校图书馆负责资产保管；各学部、院、系资料室（或称图书馆）购置的图书资料由各资料室（或图书馆）负责资产保管；职能部门、课题组或个人购置的图书资料，由部门、课题组或个人负责资产保管。资产保管单位或个人均需按照学校的要求进行资产清查，提交资产清查结果。
第十八条 图书资料因严重破损且无重要利用价值、遗失、无法满足现有参考利用需要等原因可申请资产处置，包括报废、损失核销、对外捐赠等处置方式，按照学校和上级相关规定执行。破损图书如难以再获取、具重要利用和保存价值的，则不宜报废，应尽量修复后再利用。1949年以前的破损图书不宜报废。图书资料处置须签报学校图书馆及国有资产管理处提出申请，说明处置理由，附上图书目录清单。数量较多的图书资料处置须有专家论证意见；课题组或个人购置的图书资料的处置申请须通过院系或部门提交学校图书馆,经学校审核批复后处理。
图书资料处置批复后，由资产保管单位填写资产注销单，交由学校图书馆审核处理。图书馆定期汇总报学校财务处和国有资产管理处，并将已录入图书馆系统中的处置图书进行馆藏状态的更改处理。
第五章 资源共享与服务
第十九条 学校实行图书资料资源共享。
第二十条 由学校图书馆购置的图书资料通过学校图书馆目录系统或电子资源系统揭示，供全校师生共享。院系有长期特别需求的图书资料可向图书馆提出申请，经图书馆批复后调借到院、系资料室（或图书馆）提供借阅服务。
第二十一条 各学部、院、系资料室（或称图书馆）购置的图书资料通过学校图书馆目录系统揭示，所在学部、院、系的师生有优先使用权。相关学部、院、系应制定管理与服务规则，向全校其他院系开放，实现资源共享。学部、院、系制定的相关服务规则应报学校图书馆备案。
第二十二条 职能部门、课题组或个人购置的、已登记为学校资产的图书资料在学校图书馆目录系统中揭示，保管单位或课题组人员有优先使用权。校内其他师生有使用需求时，保管单位或课题组应尽可能提供文献共享。课题组使用完毕、课题组人员离校或退休，应将图书资料归还图书馆。本校在职和退休教师如还有使用需求，可办理借阅手续。
第六章 附 则
第二十三条 购置境外图书资料，须通过具有出版物进口资质、并按国家有关规定进行内容审查的经营单位或与其合作的零售商实施采购。
第二十四条 对通过接受交存或者捐赠等方式取得的图书资料，由学校另行制定管理规定。
第二十五条 法律、法规、规章对图书资料购置与管理等另有规定的，依照其规定。
第二十六条 本办法由学校图书馆负责解释。
第二十七条 本办法自发布之日起施行。原《华东师范大学图书资料购置与管理办法（2019年修订）》（华师图〔2019〕1号）同时废止。
